W ostatnim czasie, kiedy w Elblągu temperatura zewnętrzna spadła do blisko 20 stopni poniżej zera, mogliśmy zaobserwować obniżenie parametrów sieci ciepłowniczej. Sytuacja pokazała, że EPEC musi być gotowy do akcji kryzysowej.
Silne, sięgające minus 20 stopni mrozy wystawiły systemy ciepłownicze w całej Polsce na spory test. W Elblągu mamy wyjątkowe na tle kraju wyzwanie – trwające inwestycje w Energa Kogeneracja, czyli u głównego dostawcy ciepła EPEC.
Co EPEC zrobił, aby móc zapobiegać kryzysom, a w razie wystąpienia dużych problemów łagodzić ich skutki dla odbiorców oraz dla firmy?
Zespoły – szybszy obieg informacji i trafne decyzje
Po pierwsze – powstał Zespół Kryzysowy złożony z przedstawicieli Energa Kogeneracja oraz EPEC.
Zespół spotykał się regularnie (za pomocą Skype) co kilka godzin, relacjonując, jaka jest sytuacja zwłaszcza w źródłach wytwórczych. Było to potrzebne, aby do ewentualnych kłopotów EKO dostosować pracę sieci, zarządzanej przez EPEC, oraz pracę ciepłowni przy ul. Dojazdowej. W efekcie można było działać szybciej i podejmować bardziej trafne decyzje. Dzięki informacjom ze spotkań każdy pracownik w EPEC wiedział dokładnie, co i kiedy zrobić, aby sieć pracowała tak, by uciążliwości dla klientów były jak najmniejsze.
Wyzwanie było spore, ponieważ inwestycje w Energa Kogeneracja są w fazie początkowej, a instalacje wspierające nie zawsze stawały na wysokości zadania. Tak było i tym razem.
Po drugie – powstał wewnętrzny zespół EPEC ds. reakcji na podwyższone ryzyko dla systemu ciepłowniczego.
Tutaj zadania podzielono na trzy sekcje: obserwacja i zarządzanie siecią, praca na sieci, komunikacja z klientami. Wyznaczono koordynatora akcji. Siecią ciepłowniczą zarządzali dyspozytorzy, którzy cały czas sprawdzali jej parametry. W gotowości było Pogotowie Ciepłownicze. Na bieżąco regulowana była również praca węzłów. Obsługa Ciepłowni Dojazdowa dokładała wszelkich starań, aby szybko usuwać zagrożenia i usterki.
Dzięki szybko podejmowanym decyzjom dostawy ciepła nie były zagrożone. Temperaturę wody dostarczanej odbiorcom trzeba było jednak obniżać, ponieważ co rusz dochodziło do zakłóceń pracy urządzeń w Enerdze Kogeneracji. Trzeba było działać ostrożnie i z wyczuciem, by nie doszło do uszkodzenia sieci.
Klient ma prawo wiedzieć, co się dzieje z jego ogrzewaniem
Gdy dochodzi do kłopotów z ogrzewaniem, ważne jest informowanie klientów o tym co się dzieje. Dlatego istotnym elementem jest komunikacja z klientami. W jej ramach Dział Sprzedaży EPEC wydelegował osoby gotowe do wyjaśniania klientom, co dokładnie dzieje się na sieci i dlaczego w niektórych miejscach woda jest chłodniejsza. Było to związane z przedłużającą się naprawą jednego z kotłów w Enerdze. Na szczęście zagrożenie szybko minęło i można było odwołać alert.
Ze skargami i uwagami zgłosiło się kilkaset osób. Byłoby ich znacznie więcej, gdyby nie to, że na numery alarmowe EPEC nagrywał aktualizowane co kilka godzin komunikaty, o tym, co dzieje się na sieci. Wielu osobom ta informacja wystarczała. O sytuacji spółka informowała też poprzez stronę internetową oraz profil na Facebooku.
Otwarta komunikacja przyniosła efekt w postaci… życzeń powodzenia i zapewnień o trzymaniu kciuków za ciepłowników!